Od 1 lipca 2026 r. jednostki sektora finansów publicznych, w tym uczelnie, mają obowiązek udostępniania informacji o zawieranych umowach w Centralnym Rejestrze Umów (CRU). Jak powiedział PAP ekspert w dziedzinie zarządzania szkołami wyższymi Adam Przymusiała z firmy Akademus, dla wielu uczelni może to oznaczać konieczność przeanalizowania dotychczasowego sposobu pracy z umowami.

– Uczelnie prowadzą dziś rejestry umów w różny sposób. Część z nich korzysta z arkuszy Excel, inne - zwłaszcza większe - z określonych systemów informatycznych. Niezależnie od wykorzystywanego rozwiązania dane można obecnie stosunkowo łatwo poprawiać i aktualizować. W przypadku CRU ich korekta po przekazaniu do rejestru może być znacznie bardziej skomplikowana, dlatego tak ważna jest wcześniejsza weryfikacja poprawności i kompletności informacji – zaznaczył.

Zaznaczył, że umieszczenie dokumentów w CRU wymaga m.in. usystematyzowania danych i uzyskania odpowiednich akceptacji. – W pierwszej kolejności trzeba więc ustalić, jak wygląda proces przetwarzania informacji o umowie w uczelni i uporządkować go. Konieczne jest więc ustalenie, które umowy należy wprowadzić do CRU, jakie dane należy tam zamieścić, skąd je pobrać oraz kto odpowiada za ich zatwierdzenie i wprowadzenie – opowiadał ekspert.

Dodał, że CRU nie musi oznaczać żmudnego procesu albo kłopotów dla uczelni. – Jeżeli wieloetapowy proces obiegu dokumentów w uczelni zostanie dobrze przygotowany i usystematyzowany, to Centralny Rejestr Umów bardzo uprości pracę – zapewnił Adam Przymusiała.

Przypomniał, że nie wszystkie umowy i faktury powinny trafiać do systemu. - O obowiązku ujęcia danej transakcji w CRU nie decyduje sam fakt posiadania faktury ani sposób jej zakupu. Jeśli na przykład robimy zakupy za pośrednictwem platformy internetowej, czyli na odległość, to taka faktura się kwalifikuje do CRU. Jeśli te same zakupy zrobimy osobiście w sklepie, to nie mamy obowiązku zamieszczać w systemie faktury – wyjaśnił.

CRU zostało przygotowane z myślą o integracji z systemami jednostek. Ministerstwo Finansów udostępniło API (ang. Application Programming Interface, interfejs programowania aplikacji, czyli zestaw reguł i protokołów, które pozwalają różnym programom komputerowym wymieniać dane), pozwalające m.in. na publikację umów i pobieranie danych.

Adam Przymusiała przyznał, że na uczelniach w związku z CRU może wystąpić „problem ludzki”. – Pracownicy przyzwyczajeni do dotychczasowych systemów rejestrowania umów mogą być niechętni nowemu rejestrowi. Ale na szczęście wprowadzono go latem, kiedy trwają wakacje, uczelnie mają więc dwa miesiące na nauczenie się nowych zasad – podkreślił.

Jego zdaniem CRU może być impulsem do pozytywnych zmian na uczelni, m.in. ujednolicenia procedur związanych z dokumentami i uporządkowania materiałów. – Dotąd często każdy wydział, każdy dziekanat albo instytut miał własny system postępowania z takimi dokumentami. To stwarzało potencjalny nieporządek. Teraz dzięki CRU wszystkie procedury zostaną ujednolicone, a to usprawni zarządzanie umowami – przekonywał specjalista.

– Najważniejsze, żeby nie korzystać jednocześnie ze starych systemów, na przykład Exella albo zeszytu, bo wtedy, zamiast zoptymalizować pracę, będziemy ją powielać - dodał.

Według prezesa firmy Akademus CRU jest kolejnym krokiem w procesie cyfryzacji szkolnictwa wyższego. – To konieczny i nieunikniony proces, tak jak na przykład wprowadzenie e-dyplomów, które właśnie zaczynają obowiązywać. Opór wobec nowości jest zrozumiały, ale ponieważ uczelnie są już prawnie zobowiązane do takich działań, po prostu trzeba się przestawić i przyzwyczaić do nowych narzędzi – uspokajał rozmówca PAP.

Powiedział, że optymalnie zaprojektowany system nie oznacza, że pracownik musi wykonać dodatkowe czynności w kolejnym programie. – Taki system powinien za to wpisywać się w sposób pracy uczelni, wykorzystywać dane już zgromadzone w innych procesach i ograniczać liczbę czynności wykonywanych ręcznie. To jest najważniejsza lekcja płynąca z CRU: najlepsza automatyzacja nie zaczyna się od systemu. Zaczyna się od dobrze zaprojektowanego procesu – podsumował Adam Przymusiała. (PAP)

abu/ zan/