Na warsztat przyszłam punktualnie, co zdarza się niestety rzadko. Ciągle nie mogę zrozumieć, że dzień (czas) nie jest z gumy i się nie rozciąga. I ciągle zobowiązuję się do zrobienia zbyt wielu rzeczy.

Na początek miałam wybrać spośród kilku sformułowań dwa, które uważam za największy problem w swoim przypadku.

Pasowały wszystkie, ale wybrałam:1. mam ciągłe zaległości w pracy (zbyt wiele tematów, o których chciałabym/powinnam napisać, ale tylko przepisuję je na kolejne kartki z listą rzeczy „DO ZROBIENIA”. 2. nie zachowuję odpowiedniej równowagi między pracą a życiem prywatnym.

Następnie prowadząca ze mną zajęcia z PEP pani Beata Uytenbogaardt zapytała, czy mam jakąś metodę organizowania sobie codziennych zajęć i obowiązków. Oczywiście. Z dumą wygrzebałam z torby notesik (zazwyczaj są to luźne kartki z odzysku) i pokazałam zapisane maczkiem strony.

Na twarzy pani Beaty pojawił się szczery uśmiech.- MUSI pani mieć kalendarz - powiedziała stanowczo. - W ten sposób nie widzi pani swojego czasu, a te wszystkie czynności obciążają pani pamięć – wyjaśniła i wyjęła czystą kartkę formatu A4. Podzieliła ja na trzy kolumny: liczba porządkowa, czynność, czas. – Proszę wpisać tu wszystko, absolutnie wszystko, co planuje pani dziś zrobić.

Zaczęłam wypisywać. Nawet maile i telefony, które chciałam tego dnia wykonać. Strona zapełniła się dość szybko (na koniec warsztatu pani Beata przyznała, że miała mi starczyć na cały tydzień).

- Dobrze. A teraz przy każdej z tych czynności proszę dopisać czas, jaki według pani będzie na to potrzebny. Ale przy ocenie tego trzeba być pesymistą (ODROBINA PESYMIZMU) i jeśli sądzi pani, że rozmowa telefoniczna zajmie 5 minut, proszę napisać 10.

Zaczęłam dopisywać z boku swoich zadań minuty i godziny. Przy niektórych byłam ogromną pesymistką.

- Musimy to podliczyć. Zacznijmy od czynności, które zajmą pani najwięcej czasu – powiedziała pani Beata.

Zaczęłam liczyć (ODROBINA MATEMATYKI): 3,5 godziny, plus 2,5 godziny, plus 60 minut, plus 40 minut, plus 30, plus ...

- I co pani widzi?- Że nie zdążę zrobić tego wszystkiego dzisiaj – odpowiedziałam rozczarowana, bo jednak bardzo wierzyłam, że się uda. - Proszę więc wybrać tylko te czynności, które musi pani zrobić dziś, które nie mogą czekać.

Wyjęłam czerwony mazak i zaznaczyłam.

- A teraz zrobimy plan pani dzisiejszego dnia. Pani Beata wyjęła kolejną kartkę A4 i wypisała na niej kolumnę godzin. Następnie zaczęła rozpisywać moje zadania "na dziś" w dokładnych co do minuty przedziałach czasu. Z przerwą na obiad, co wywołało mój protest, bo zawsze jem przy komputerze.

- Dziś będzie pani musiała pracować po godzinach – oceniła.

Po czym pokazała mi na ekranie komputera, jak wygląda jej kalendarz i tygodniowy rozkład zajęć. Różne czynności były zaznaczone różnymi kolorami, czas wolny też miał swój kolor.

- Dzięki temu, gdy okazuje się, że nie dam rady zrobić lub skończyć czegoś danego dnia natychmiast widzę, gdzie mogę to zadanie przerzucić – powiedziała i od razu zademonstrowała to na ekranie. To było prawdziwe ŻONGLOWANIE CZASEM.

- A co mam zrobić, gdy na przykład wypadnie mi coś nagle (co w pracy dziennikarza nie jest przecież rzadkością) – zapytałam.- Właśnie dlatego musi pani również planować czas wolny, dzięki temu zostawia sobie pani możliwość manewru.

- Mam jeszcze jeden problem. Jestem nieasertywna i nie umiem odmawiać, gdy ktoś zgłasza się do mnie z nowym tematem - drążyłam dalej.- Jeśli zaplanuje pani czas na kilka tygodni z wyprzedzeniem to sprawa rozwiąże się sama. Zajrzy pani do kalendarza i powie: Najwcześniej mogę to zrobić np. za trzy tygodnie.

Zaczęłam myśleć na głos: Mam w domu kalendarz, ale jest ciężki, więc może kupię sobie mniejszy do torebki i ….- Musi pani mieć jeden kalendarz. Ma pani jeden czas i potrzebny jest pani jeden kalendarz.

Pokiwałam głową.- A teraz musi pani iść do pracy. Zgodnie z planem zaczyna pani o 11.00.

Mimo wielkich chęci i zapału tego dnia nie udało mi się zrobić wszystkiego, co miałam zaplanowane.

Następnego ranka siadłam w domu przy kawie i zaczęłam robić plan dnia. Właśnie skończyłam i zamknęłam kalendarz, w którym wpisałam ołówkiem swój dzisiejszy rozkład zajęć (na rozkład tygodniowy nie starczyło mi zapału), gdy zadzwonił telefon. Kobiecy głos przypomniał mi, że wieczorem obiecałam przyjść na galę z okazji 20-lecia kampanii na rzecz raka piersi.- Ale jak to? To jest dziś, nie jutro?

Nagle plan „diabli wzięli”, przynajmniej w połowie. Ale nie miałam już siły usiąść do niego ponownie.

- Spróbuję jutro – pomyślałam. - Przecież pani Beata mówiła, że nad tą metodą pracuje z jednym klientem trzy miesiące.

***********************************************************************************

Personal Efficiency Program (PEP), czyli Program Osobistej Efektywności został opracowany w 1984 roku przez Kerry\'ego Gleesona, który prowadził wówczas w Szwecji małą firmę konsultingową w zakresie sprzedaży i marketingu.

Od tamtej pory jego instytut PEPworldwide mający filie na całym świecie (również w Polsce) przeszkolił setki tysięcy menadżerów i pracowników takich rekinów biznesu jak Shell, Nissan czy Hewlett-Packard, ucząc ich zmiany nawyków pracowniczych po to, by mogli lepiej wykorzystać potencjał zawodowy i zachować równowagę między pracą a życiem osobistym. Nie polega to oczywiście tylko na nauce układania osobistego kalendarza zajęć.

Kluczowym hasłem PEP jest "Zrób to od razu". W książce o tym samym tytule Gleeson wyjaśnia m.in., jak sprawić, byśmy rzeczy "niemożliwe" załatwiali od ręki.

Joanna Morga